Tip berguna

15 Peraturan Etika untuk Surat-menyurat E-mel Setiap Profesional Perlu Tahu

Pin
Send
Share
Send
Send


Sepanjang dekad yang lalu, e-mel telah menjadi salah satu cara komunikasi komunikasi yang paling popular. Hari ini agak sukar untuk mencari seseorang yang tidak menggunakan e-mel dalam amalan komunikasi interpersonal dan interkulturnya. Dengan cepat mengimbas dengan melihat alamat dan topik mesej yang diterima, kami akan memutuskan surat yang hendak dibaca dan yang akan dibuang tanpa mendedahkan. Bergantung pada hubungan antara wartawan, surat-menyurat boleh menjadi perniagaan atau swasta. Sekiranya surat tersebut bersifat peribadi, maka ia tidak mempunyai syarat yang ketat dari sudut pandang etika - gaya penulisan dan cara persembahan bergantung terutamanya kepada tahap kebiasaan dengan penerima.

Hari ini agak sukar untuk mencari sebuah syarikat yang tidak akan menggunakan e-mel dalam amalan komunikasi interpersonalnya. Harus diingat bahawa dalam surat-menyurat perniagaan biasa melalui e-mel terdapat peraturan umum yang harus Anda ketahui dan yang harus diikuti. Marilah kita terperinci mengenai yang paling penting.

Peraturan 1 Apabila membuat e-mel, pastikan anda mengisi semua medan. Secara umum, struktur e-mel perniagaan boleh diwakili seperti berikut:

Alamat dan nama pengirim.

Alamat penerima (atau alamat penerima apabila terdapat keperluan untuk menghantar surat dengan satu teks kepada beberapa penerima).

Pentingnya menulis (ini jika perlu).

Surat yang terdiri daripada ucapan, badan utama surat, kesimpulan, dan tandatangan.

Peraturan 2 Alamat dan nama pengirim mesti dikenali. Oleh itu, apabila anda memulakan peti mel, masukkan nama pertama dan terakhir anda dalam lajur penghantar. Yang paling boleh dipercayai ialah alamat yang mengandungi nama sebenar anda, serta nama organisasi anda dalam nama domain, contohnya: Alamat e-mel ini dilindungi daripada spambots. Anda mesti mempunyai javascript enabled untuk melihatnya. .

Peraturan 3 Pastikan mengisi ruangan "Subjek huruf". Subjek surat itu adalah syarat khas surat itu, kehadirannya sangat memudahkan kerja dengan surat elektronik. Nasib surat itu sering bergantung pada subjeknya, terutama jika nama dan alamat pengirim tidak memberitahu anda apa-apa. Subjek huruf harus pendek - tidak lebih daripada 50 aksara - dan ke titik. Semakin mudah dan jelas subjek surat itu akan, semakin besar kemungkinannya surat itu akan dibaca dan akan mendapat respon. Penjagaan khusus harus diambil untuk memikirkan Tema ketika menulis kepada seseorang untuk pertama kalinya.

Kaedah 4 Gunakan piksel ("Re:") hanya untuk jawapan. Menggunakan ikon yang diletakkan di dalam ruang alamat surat yang anda jawab, buka borang untuk menyusun jawapannya. Borang ini sudah mengandungi alamat pengantara anda, teks suratnya dan Topik. Ikon (Re) adalah akronim untuk perkataan Inggeris "Balas:" atau "Respon:" dan bermaksud "Jawapan saya kepada:". Oleh itu, jika subjek huruf berubah, perubahan subjek mesti dibuat dengan menggunakan anak panah bawah yang terletak di sebelah kanan ikon Re. Dalam senarai juntai bawah yang terbuka, pilih arahan "perubahan tema".

Sekiranya membalas e-mel seseorang, anda mengubah idea utama dialog tersebut, mengubah Subjek dengan sewajarnya, dan lebih baik untuk memulakan perbincangan mengenai isu baru dengan membuat surat baru.

Peraturan 5 Untuk mengelakkan penghantaran pramatang, alamat penerima hanya perlu dimasukkan apabila surat itu selesai, disahkan dan bersedia dihantar. Berhati-hati dengan butang "Hantar": pastikan anda menghantar surat kepada yang anda suka.

Kaedah 6 Pastikan anda menulis ucapan yang terdiri daripada ucapan ucapan dan nama penerima di hadapan teks utama surat tersebut. Sesetengah pengguna percaya bahawa ucapan dalam e-mel tidak perlu ditulis, kerana ia sepatutnya merupakan peninggalan surat makna yang tidak bermakna, bahawa ia tidak membawa maklumat yang bermakna dan mengandungi hanya perkataan yang bertugas.

Salam ini membawa maklumat mengenai pendidikan orang yang menulis surat itu. Sebagai ucapan, gunakan borang hubungan berikut: "Selamat pagi, sayang (dihormati) + nama pertama, nama tengah dari penerima!" Atau "Dear (dihormati) + nama pertama, nama tengah dari alamat, halo!" Dan hanya setelah itu pergi ke tujuan mesej anda.

Di Eropah, adalah adat untuk sentiasa menghubungi "Dear Sir / Madam" atau kurang secara formal, terutamanya jika anda biasa dengan penerima, "Dear + name". Di Amerika Syarikat, di mana kadar kehidupan dan korespondensi lebih sengit, e-mel bermula dengan mesej yang terdiri daripada nama dan pendek "Hi + name". Di Rusia, tanda seru diletakkan selepas menulis dalam mana-mana genre surat-menyurat: perniagaan, swasta, rasmi, dan lain-lain, manakala dalam bahasa Inggeris, koma dimasukkan ke dalam semua genre ini.

Peraturan 7 Betulkan struktur surat anda. Oleh kerana membaca dari skrin monitor jauh lebih sukar daripada membaca kertas. Memecah teks huruf ke dalam perenggan logik. Cuba buat kalimat tidak mengandungi 15-20 perkataan. Perenggan berasingan dari satu sama lain dengan lekukan atau garisan kosong.

Peraturan 8 Jadilah ringkas dan terangkanlah pemikiran anda. Teks utama surat dari perenggan pertama harus menarik perhatian pembaca tidak kurang dari subjeknya. Perlu diingat pembaca berpotensi waktu terhad. Mulakan dengan tujuan surat itu, ia harus dinyatakan dengan jelas dalam ayat pertama. Jika kalimat pertama dirumuskan dengan betul, maka terdapat kebarangkalian yang sangat tinggi yang penerima surat itu akan membacanya hingga akhir. E-mel ini direka untuk memindahkan maklumat dengan cepat. Sekiranya anda perlu menghantar maklumat penting yang mengandungi jumlah yang besar, lebih baik menyusun teks yang disertai pendek dalam e-mel, dan maklumat itu sendiri harus disediakan sebagai lampiran.

Peraturan 9 Sebelum anda memulakan menulis surat, lampirkan lampiran. Berapa kali anda perlu menerima surat, tujuannya untuk meneruskan lampiran, tanpa lampiran ini? Kecerobohan sedemikian mungkin tidak menjejaskan reputasi perniagaan anda dengan cara yang terbaik.

Kaedah 10 Apabila anda menulis kepada seseorang buat kali pertama, jangan lampirkan sebarang lampiran. Jika anda masih menghantar beberapa jenis lampiran tanpa persetujuan penerima, pastikan untuk menulis dalam badan surat apa jenis fail itu. Jangan lampirkan lampiran yang lebih besar daripada 5 MB, kerana situasi yang tidak menyenangkan adalah mungkin: anda akan menghantar fail anda ke pelayan mel dalam satu saat, dan penerima anda akan memuat turunnya selama satu jam.

Peraturan 11 Semasa menulis surat tindak balas, jawab SEMUA soalan yang diminta kepada anda. Sekiranya anda kehilangan jawapan, maka langsung dan tulis.

Peraturan 12 Sebelum menghantar e-mel, semak ejaan anda, tatabahasa, dan tanda baca. Fakta bahawa e-mel adalah cara cepat untuk berkomunikasi tidak bermakna ia harus cuai. Bina frasa anda dengan cekap yang mungkin dari segi ejaan dan tatabahasa. Ini penting bukan sahaja kerana surat yang buta huruf boleh merosakkan kesan anda, dan kerana sangat sukar untuk membaca teks tanpa koma dan titik.

Peraturan 13 E-mel mesti dijawab. E-mel adalah hubungan dengan orang lain, dan kesopanan sedikit tidak akan menyakiti. Menurut kaedah etika, e-mel mesti dijawab, dan masa tindak balas tidak boleh melebihi tiga hari. Sekiranya anda tidak membalas e-mel dalam tempoh ini, ini adalah penolakan yang jelas untuk berkomunikasi. Sekiranya anda memerlukan masa yang lebih lama untuk bertindak balas terhadap surat itu, ia patut menjelaskan sebab kelewatan itu. Apabila anda menerima surat yang mengandungi lampiran, pastikan untuk mengesahkan bahawa lampiran telah tiba dan dibuka secara normal. Apabila menerima surat dari orang yang tidak dikenali, anda tidak boleh menjawabnya. Mereka boleh dipadam tanpa membaca. Jika anda menerima e-mel yang tidak diminta dengan fail yang dilampirkan, anda harus memadamkan fail tersebut tanpa membongkar: kemungkinan besar ini adalah sumber virus komputer.

Peraturan 14 Jangan meminta pemberitahuan baca. Anda boleh menulis frasa berikut selepas teks surat utama dan sebelum tandatangan anda: "Sila sahkan penerimaan surat dengan balasan atau melalui telefon di bawah."

Peraturan 15 Huruf huruf besar tidak boleh digunakan dalam teks mesej. TEXT GIVEN HALAMAN MODAL dianggap sebagai jeritan. Dalam hal terbaik, ia disebabkan oleh buta huruf dalam hal-hal etiket rangkaian. Ini boleh menyebabkan kerengsaan atau reaksi yang tidak diingini dalam pembaca anda.

Peraturan 16 Jangan berkongsi maklumat rahsia melalui e-mel. Berhati-hati apabila menghantar nombor kad bank anda atau maklumat sulit lain dalam teks e-mel. Penerusan e-mel boleh dipintas dan digunakan untuk mendapatkan keuntungan peribadi. Di samping itu, e-mel yang anda hantar kekal selamanya di dalam memori komputer.

Kaedah 17 Jangan sumbang penyalahgunaan dan reka bentuk emosi. Dalam e-mel perniagaan, cuba jangan menggunakan singkatan seperti BTW (dengan cara) atau LOL (ketawa), juga dikenali sebagai emotikon ("muka tersenyum"). Mereka tidak wajar dalam surat-menyurat perniagaan, terutamanya kerana penerima surat itu mungkin tidak mengetahui maksudnya.

Peraturan 18 Pastikan anda menandatangani tandatangan anda pada akhir surat. Tandatangan adalah blok kecil teks yang ditambahkan pada akhir mesej anda yang mengenal pasti dan mengandungi maklumat hubungan anda. Buat tandatangan ringkas: tidak lebih dari empat hingga tujuh baris. Tandatangan yang panjang mengambil banyak ruang dan boleh menjengkelkan. Termasuk di dalamnya beberapa cara yang mungkin untuk menghubungi anda (biasanya ini adalah nombor telefon dan faks), serta pautan ke laman web syarikat anda.

Berdasarkan artikel:

1.32 petua e-mel yang paling penting.Emailetiquette. [Sumber elektronik] http://www.emailreplies.com/ Diperoleh pada 19 September 2015.

2. Top 26 Kaedah Etiquette E-mel Paling Penting. [Sumber elektronik] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Diperoleh pada 20 September 2015.

Bahan ini disediakan oleh L. Shutilina, ahli metodologi Pusat Perubatan Negeri

1. Tulis baris subjek yang jelas dan mudah difahami

Contoh-contoh topik penulisan yang baik adalah: "Tarikh mesyuarat telah berubah," "Persoalan cepat tentang persembahan anda," atau "Petua tentang proposal."

"Orang sering memutuskan sama ada untuk membuka surat atau tidak berdasarkan subjeknya," kata Patchter. "Pilih topik yang akan membiarkan pembaca mengetahui tentang isu atau isu perniagaan yang akan dibicarakannya."

2. Gunakan alamat e-mel profesional

Jika anda bekerja untuk syarikat, maka anda mesti menggunakan alamat e-mel korporat. Tetapi, jika anda menggunakan akaun e-mel peribadi - tidak kira jika anda seorang freelancer atau menggunakannya untuk surat-menyurat peribadi - anda perlu berhati-hati dalam memilih alamat, kata Patchter.

Anda harus selalu mempunyai alamat e-mel yang mengandungi nama anda, supaya penerima tahu siapa yang secara khusus menghantarnya surat. Jangan gunakan alamat e-mel (mungkin ditinggalkan dari kelas tamat pengajian anda) yang tidak sesuai untuk isu kerja seperti "babygirl @. "Atau" beerlover @. "- tidak kira betapa anda suka bir sejuk.

3. Berfikir dua kali sebelum mengklik pada butang "jawab semua"

Tiada siapa yang mahu membaca e-mel daripada 20 orang yang tidak ada hubungannya dengan mereka. Ia boleh menjadi sukar untuk mengabaikan e-mel, memandangkan berapa ramai orang menerima pemberitahuan mesej baru pada telefon pintar mereka atau melalui pop-up pada komputer mereka. Berhenti daripada mengklik butang "balas kepada semua" jika anda tidak benar-benar yakin bahawa semua orang dalam senarai harus menerima e-mel anda, kata Patchter.

4. Hidupkan blok tandatangan

Memberi pembaca dengan beberapa maklumat mengenai diri anda, mengesyorkan Patchter. "Pada dasarnya, tandatangan itu harus memasukkan nama penuh, kedudukan, nama syarikat dan maklumat hubungan anda, termasuk nombor telefon anda. Anda juga boleh menambah beberapa pengiklanan untuk diri anda, tetapi jangan keterlaluan dengan pernyataan atau ilustrasi apa pun. "

Gunakan font, saiz dan warna yang sama seperti yang lain dari teks e-mel, katanya.

5. Gunakan salam profesional

Jangan gunakan ucapan bahasa sehari-hari, seperti "Hello guys", "Great", "Hello, people."

"Sifat santai surat kami tidak boleh menjejaskan ucapan dalam e-mel," katanya. "Halo adalah ucapan yang tidak rasmi dan dalam kebanyakan kes ia tidak boleh digunakan di tempat kerja. Perkataan 'hebat' juga tidak sesuai. Guna 'hello' atau 'baik petang' sebaliknya. "

Beliau juga menasihatkan supaya tidak menggunakan nama yang dipendekkan. Lebih baik mengatakan, "Hello Michael," jika anda tidak tahu bahawa dia benar-benar lebih suka dipanggil "Mike."

6. Jangan menyalahgunakan tanda seru

Jika anda membuat keputusan untuk menggunakan tanda seru, gunakanlah hanya dalam kes-kes di mana anda ingin menyampaikan keseronokan anda, kata Patchter.

"Kadang-kadang orang juga terbawa dan meletakkan banyak tanda seru pada akhir ayat. Akibatnya, surat itu mungkin menjadi terlalu emosi atau bayi, "tulisnya. "Tanda seruan harus digunakan dengan teliti semasa menulis."

7. Berhati-hati dengan humor.

Humor dengan mudah boleh kehilangan makna asal tanpa ungkapan yang betul. Dalam koresponden profesional, lebih baik untuk meninggalkan jenaka di luar negara jika anda tidak pasti bahawa penerima surat tersebut akan menerima jenaka anda dengan betul. Di samping itu, ungkapan yang mungkin kelihatan lucu kepada anda tidak semestinya kelihatan lucu kepada orang lain.

8. Ingat bahawa orang dari budaya yang berbeza bercakap dan menulis secara berbeza.

Salah faham boleh timbul dengan mudah berdasarkan perbezaan budaya, terutamanya secara bertulis, apabila kita tidak dapat melihat bahasa tubuh para pengantara kita. Cobalah untuk menyesuaikan mesej anda ke platform budaya penerima, sejauh yang anda tahu.

Peraturan yang baik untuk diingat, menurut Patchter, adalah bahawa dalam budaya di mana ia adalah adat untuk berkomunikasi secara bersendirian (Jepun, Arab atau Cina), orang ingin mengenali anda terlebih dahulu sebelum berurusan dengan anda. Dari sini berikut kecenderungan orang-orang perniagaan dari negara-negara ini untuk menjadi lebih personal dalam surat mereka. Sebaliknya, orang dari kultur di mana korespondensi elektronik lebih biasa (Jerman, Amerika atau Scandinavia) lebih suka meneruskan topik utama secepat mungkin.

9. Balas kepada e-mel anda - walaupun ia tidak dimaksudkan untuk anda

Ia boleh menjadi sukar untuk memberi maklum balas kepada semua e-mel yang diterima, tetapi anda pasti perlu mencuba, kata Patchter. Petua ini termasuk e-mel yang dihantar secara rawak yang tidak dimaksudkan untuk anda, terutamanya jika penghantar sedang menunggu respons. Jawapan kepada surat itu tidak wajib, tetapi langkah sedemikian adalah selaras dengan etika surat elektronik, terutamanya jika pengirim surat itu bekerja di syarikat yang sama atau dalam bidang yang sama seperti anda.

Berikut adalah contoh jawapan kepada surat itu: "Saya tahu bahawa anda sangat sibuk, tetapi saya tidak fikir bahawa surat ini dimaksudkan untuk saya. Dan saya ingin memaklumkan perkara ini kepada anda supaya anda boleh menghantar surat ini kepada orang yang betul. "

10. Baca semula setiap mesej

Kesilapan anda tidak akan disedari oleh penerima e-mel anda. "Dan, bergantung kepada penerima, anda mungkin disabitkan dengan kesalahan ini," kata Patchter.

Jangan bergantung kepada ejaan. Bacalah dan baca semula e-mel anda beberapa kali, sebaik-baiknya dengan kuat, sebelum menghantarnya.

"Salah seorang pemimpin saya mahu menulis kepada saya 'Maaf mengganggu anda,'" kata Patchter. "Tetapi dia bergantung pada penyusun ejaan dalam editor terbina dalam, yang kemudiannya membawa dia menulis kepada saya 'Maaf untuk inkontinensia'."

11. Tambah alamat e-mel yang terakhir.

"Anda dengan jelas tidak mahu surat anda secara tidak sengaja dihantar kepada orang sebelum anda selesai menulisnya dan semak kesalahan itu," kata Patchter. "Walaupun anda membalas surat seseorang, langkah berjaga-jaga yang baik untuk memadam alamat penerima dan memasukkannya hanya apabila anda yakin bahawa surat itu sudah siap dihantar."

13. Gunakan fon klasik

Violet Comic Sans mempunyai tempat dan masanya (dan adakah ia?), Tetapi bagi surat-menyurat perniagaan, lebih baik memilih fon klasik, warna dan saiz fon.

Peraturan utama: e-mel anda harus mudah dibaca oleh orang lain.

"Pada asasnya, lebih baik memilih saiz font 10-12 mata dan font yang dibaca dengan baik seperti Arial, Calibri atau Times New Roman," mengesyorkan Patchter. Sebagai warna, hitam akan menjadi pilihan paling selamat.

14. Tonton nada anda.

Sama seperti jenaka boleh hilang semasa proses penulisan, intonasi anda boleh disalahtafsirkan tanpa konteks, bermula dengan suara anda dan berakhir dengan ekspresi anda. Oleh itu, ia menjadi lebih mudah untuk kelihatan lebih tajam daripada yang anda inginkan. Вы имели в виду «напрямую», а они прочитали как «зло и кратко».

Чтобы избежать недопониманий, Пэчтер рекомендует читать ваши письма вслух, прежде чем нажимать на кнопку отправки. «Если вам кажется, что какая-то фраза звучит слишком резко, то она покажется резкой и читателю вашего письма», - говорит она.

Для ещё более достойного результата постарайтесь отказаться от использования однозначно негативных слов («провал», «неправильно» или «пренебрежительно») и всегда говорите «спасибо» и «пожалуйста».

15. Tiada apa-apa yang kekal sulit - tulislah dengan sewajarnya

Sentiasa ingat apa yang pengarah bekas CIA, David Petraeus, nampaknya telah terlupa, Patchter memberi amaran: Setiap e-mel meninggalkan tanda.

"Sebagai peraturan asas, ingat bahawa orang lain dapat melihat apa yang anda tulis," katanya. "Oleh itu, jangan menulis tentang perkara yang anda tidak mahu memberitahu orang lain tentang." Bercakap lebih bebas: jangan tulis apa-apa yang boleh membahayakan anda atau orang lain. Lagipun, e-mel sangat mudah diteruskan, jadi sebaiknya ikuti langkah-langkah keselamatan asas daripada meminta maaf pada masa akan datang.

Pin
Send
Share
Send
Send